Los contratos y actas de finiquito pueden hacerse en línea.

Un Acuerdo Ministerial del 2009, obliga a los empleadores a registrar los contratos individuales de sus nuevos empleados; al igual que las actas de finiquito, en un plazo de 30 días, después de la suscripción de estos para el primer caso; y una vez termina la relación laboral, en el segundo. Los documentos se entregarán vía internet o ventanilla, en las direcciones laborales de cada provincia.

Desde septiembre del 2010 el Ministerio de Relaciones Laborales implementó un nuevo sistema de registro de contratos de empleados y actas de finiquito (término de la relación laboral), cuya mayor novedad es que reserva para esta Cartera de Estado, el cálculo y pago de las liquidaciones, en casos de renuncias y despidos.

La normativa es de aplicación general y obligatoria para los empleadores y trabajadores y para las diversas modalidades y condiciones de trabajo, según el Instructivo para el Registro de Contratos Individuales de Trabajo y Actas de Finiquito, publicado en el Registro Oficial No. 61 del 6 de noviembre de 2009.

Para el registro de contratos y el acta de finiquito se puede acceder de dos formas: mediante la página web del Ministerio de Relaciones laborales http://www.mrl.gov.ec o por la ventanilla de ingreso de contratos y actas, de la misma cartera de Estado.

Este procedimiento, que arrancó con el servicio online, el 1 de septiembre del 2010 se inició con Guayas y Pichincha, y posteriormente se amplió al resto del país. Según la página web del Ministerio de Relaciones Laborales, desde el 1 de Diciembre funciona a nivel nacional.

Para registrar el acta de finiquito por internet se deben proporcionar los siguientes datos: nombre de empresa, del empleado, razón por la que se termina la relación laboral, fechas de inicio y término de la contratación, entre otros. Además, el sistema provee de una tabla de cálculo de haberes, donde se deben especificar los rubros de las remuneraciones, vacaciones y beneficios de ley, así como también los descuentos. La cifra que resulte de este cálculo, es lo que se pagará al empleado.

El sistema provee de un turno con la fecha y hora, para que tanto empleado como empleador se presenten ante el inspector de trabajo y se firme y entregue el dinero de la terminación del contrato. Desde el 1 de octubre del 2010, a este sistema se incorporaron también las sanciones. Si el acta de finiquito no se genera hasta 30 días después de haber terminado la relación laboral, la empresa recibirá una multa; también si es que generan turnos electrónicos y no se presentan a la cita.

Respecto al registro de los contratos, el instructivo señala que primero se debe presentar la solicitud de Registro de Contrato Individual de Trabajo, en el formato que establece el ministerio y que se puede descargar de la página web. www.mrl.gov.ec.

También se debe adjuntar en formato magnético lo siguiente: El contrato escrito de trabajo en tres ejemplares originales, copia de la cédula del trabajador y empleador, copia de la papeleta de votación actualizada del trabajador y empleador, copia del RUC del empleador (en caso de ser persona jurídica); copia del nombramiento del empleador (en caso de ser persona jurídica).

Una vez ingresados los contratos por la “Ventanilla de ingreso de contratos y actas”, se le asignará un número de trámite y pasarán inmediatamente al área revisora, para la revisión y registro del Inspector de Trabajo, autorizado.

“Los contratos que deben celebrarse por escrito, deberán registrarse dentro de los treinta días siguientes a su suscripción. El proceso de registro de estos durará hasta 8 días laborables, siempre que no hayan existido observaciones a los contratos y actas”, en el término de 3 días.

Quienes se retrasen en el registro de los contratos de trabajo de sus nuevos empleados, recibirán una multa de un dólar, por mes atrasado, por cada contrato hasta un máximo de cinco dólares por contrato.”El acta de sanción será entregada en el término de tres días a partir de la recepción de los documentos. Sin el pago de la multa, los contratos no podrán ser registrados”, dice el Artículo 3 del instructivo.

Para el especialista en derecho laboral, Jorge Sosa, con este sistema, el Gobierno busca proteger los derechos de los trabajadores y combatir así algo que era una práctica habitual, como la firma de renuncias en blanco.

“Impide que el patrono pueda hacer uso de las viejas artimañas de firmar renuncias en blanco, de modificar cláusulas dentro de un contrato de trabajo, de esconder las aportaciones diciendo que aportaba al Seguro Social y no lo hace, de tal manera que ahora tendrá que hacerlo en línea”, asegura Sosa.

Pero para otros, el sistema a pesar de ser positivo, tiene deficiencias que a veces perjudican al empleado, pues no se da espacio a los acuerdos que pueda haber con el empleador. “Hay empresas, por ejemplo, que terminan la relación laboral con trabajadores que no viven en el lugar donde han estado trabajando; si no en otras provincias, y una vez que termina la relación laboral quieren irse de inmediato y entonces se dificulta, hasta obtener la fecha de la firma y la aprobación previa”, afirma Francisco Díaz Garaycoa, abogado laboral.

Díaz Garaycoa, cree que al hacer estos trámites tan rígidos se considera que los trabajadores no tienen capacidad para revisar los valores que se le deben asignar, por lo que considera que estas medidas tienen otra razón. “Para mí lo que hay es una generalización de la desconfianza. El Ministerio generaliza la desconfianza hacia los empleadores, porque en definitiva en el fondo ese es el propósito: evitar que los empleadores puedan introducir datos falsos, cantidades insuficientes”, señala.

El ex subsecretario de Trabajo, Pedro Cruz, concuerda en que existe desconfianza hacia el sector empresarial, porque no se da lugar a acuerdos económicos y laborales, pues se presume que en ellos se están vulnerando los derechos de los empleados.

Cruz, dice, que ha recibido denuncias de trabajadores sobre la lentitud de la Inspectoría de Trabajo en la entrega de las cantidades consignadas para los ex empleados. “Hay dificultades prácticas, dificultades pragmáticas que en vez de ayudar, dificultan el tratamiento de las relaciones laborales en la fase final”.

Pero según Sosa, estas deficiencias son reformables y pueden tener solución con una supervisión.”Creo que ahí el Ministro o Viceministro de Trabajo, deben de ser también administradores de la justicia laboral. Es un tema importante, que no solo debe estar en manos del Inspector de Trabajo, si no que también el Ministerio debe ser un administrador eficiente”, indica.